Salah satu hal yang harus diperhatikan dalam proses sampling untuk used oil analysis adalah kelengkapan data sample. Setelah sample diambil dari equipment/komponen ke dalam botol sample, data sample harus segera diisi dengan lengkap sebelum dikirim ke laboratorium. Biasanya pada label botol sample sudah terdapat data yang harus diisi dan dilengkapi. Jika data tersebut tidak diisi dengan lengkap atau tidak sesuai, maka dapat berpengaruh terhadap hasil evaluasi atau interpretasi data analisa sample tersebut.
Berikut ini adalah data minimum yang harus ada dan diisi dengan lengkap pada sample used oil analysis :
Equipment ID/Unit Number, harus ditulis konsisten pada label sample, fungsinya untuk membedakan dengan sample lainnya dan juga untuk membuat data sample tersebut terhubung dengan sample-sample sebelumnya.
Unit Make, Model & Component, setiap sample dari equipment tertentu perlu dicantumkan make/brand pembuat equipment tersebut, jenis modelnya dan komponen apa. Beberapa pembuat equipment mengeluarkan condemning limit untuk analisa used oil analysis, sehingga data ini sangat menentukan limit yang digunakan pada report used oil analysis.
Oil Hours & Service Meter Unit, lama masa pakai oli (oil hours) penting untuk menginterpretasi data hasil analisa, baik itu untuk analisa wear metal untuk melihat wear rate dan juga untuk analisa kondisi dan umur pakai pelumas. Service Meter Unit dapat memberikan informasi terkait umur unit dan memberikan data tambahan untuk menginterpretasi hasil wear metal. Contoh untuk equipment baru yang umurnya di bawah 2.000 jam, ketika didapatkan hasil wear metal tinggi, bisa dianggap normal karena kita tahu masih dalam break-in running period.
Oil Brand, Type & Viscosity Grade, salah satu kesalahan yang sering terjadi dalam penulisan jenis pelumas adalah hanya menulis brand pelumas dan viscosity grade-nya saja. Padahal dalam satu brand pelumas, untuk satu jenis viscosity grade saja biasanya memiliki banyak tipe yang berbeda-beda, seperti jenis base oil atau perbedaan performance standard. Penulisan tipe pelumas yang tidak sesuai atau tidak lengkap akan berpengaruh terhadap baseline untuk penentuan limit pada viscosity, TAN dan TBN. Selain itu juga dapat berpengaruh terhadap hasil analisa FTIR, yang mana pengujian tersebut membandingkan spektrum antara sample used oil dengan new oil reference.
Oil Change Status, adanya keterangan status pelumas ini diganti atau tidak pada saat pengambilan sample, dapat membantu dalam menentukan rekomendasi atau action to be taken dari hasil analisa sample tersebut.
Sampling Date, data tanggal sampling dapat membantu penjadwalan pengambilan sample berikutnya dan memonitor leadtime program used oil analysis.
Selain data minimum di atas, beberapa data tambahan juga dapat ditambahkan agar hasil analisa dan interpretasi data sample lebih tepat, contohnya : kondisi operasi (extreme temperature, humidity, dll.), data oil treatment dan tanggal pengerjaannya (water removal, offline filtration, varnish removal, oil top up, dll.) atau adanya sesuatu yang tidak biasa pada equipment dan perlu dicatat yang berpengaruh terhadap kondisi pelumas.